Апостиль и легализация документов: что это и где сделать

Апостиль — это специальный штамп, который подтверждает подлинность подписи, должность подписавшего лица и подлинность печати на официальном документе. Он заменяет консульскую легализацию, но только для стран, участвующих в Гаагской конвенции 1961 года; для остальных нужна более длинная процедура через Минюст, МИД и консульство. Дальше разбираем, какой орган ставит апостиль в зависимости от типа документа, когда апостиль и легализация не нужны вовсе и куда обращаться, если страна назначения не входит в конвенцию.

Апостиль или консульская легализация: в чём разница

Апостиль и консульская легализация решают одну задачу: придать российскому документу юридическую силу за рубежом. Апостиль удостоверяет только происхождение документа, то есть подтверждает, что подпись и печать настоящие, но не проверяет содержание документа и не заменяет перевод.

Правовая основа апостиля в России: Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961), для СССР и России действует с 31.05.1992. Внутренний порядок устанавливает Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ, который работает с 01.07.2017; перечень органов, уполномоченных ставить апостиль, утверждён Постановлением Правительства РФ от 27.12.2016 № 1518, а координирует процесс Минюст России.

Апостиль применяется, только если выполнены два условия сразу: обе страны, и Россия, и страна назначения, участвуют в Гаагской конвенции, и между ними нет возражения по статье 12 конвенции. Статья 12 позволяет любому участнику возразить против присоединения нового государства, и если такое возражение есть в конкретной паре стран, конвенция между ними не действует, а апостиль силы не имеет. Поэтому проверяют не просто «есть ли страна в списке», а именно пару «Россия и страна назначения» по статус-таблице Convention 12 на hcch.net: состав участников и оговорки по статье 12 меняются, и брать их стоит на дату подачи документа.

Какой орган ставит апостиль на разные документы

Апостиль ставит не единый «центр апостилирования», а то ведомство, к чьей сфере относится документ. Разграничение закреплено Федеральным законом № 330-ФЗ и Постановлением № 1518.

Нотариально удостоверенные документы, нотариальные копии и переводы, документы судов и федеральных органов апостилирует Минюст России через территориальные органы по субъекту. Свидетельства о рождении, браке, разводе, смене имени и смерти апостилирует региональный орган ЗАГС того субъекта, где выдан документ. Справки о несудимости заверяет информационный центр МВД, выдавший справку, либо ГИАЦ МВД, если нужна справка любого регионального центра. Документы об образовании (дипломы, аттестаты) апостилирует орган власти субъекта в сфере образования по месту выдачи; Рособрнадзор при этом ведёт федеральный реестр апостилей, а не ставит штамп сам. Документы по военному учёту относятся к компетенции Минобороны, документы прокуратуры апостилирует Генеральная прокуратура, а архивные справки и выписки заверяют Росархив и уполномоченные архивные органы субъектов. Подробный разбор именно по диплому и свидетельствам ЗАГС, включая двухступенчатую схему с нотариальной копией, есть в статье Апостиль на диплом и свидетельства: как поставить.

Подать заявление можно через Госуслуги (сервис «Проставление апостиля» с выбором ведомства внутри) или напрямую в профильный орган: ЗАГС, региональный орган образования, ИЦ МВД или Минюст по субъекту, в зависимости от типа документа.

Сроки и стоимость апостиля

Апостиль ставят не более 5 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя (статья 6 Федерального закона № 330-ФЗ). Если ведомству нужно дополнительно проверить подлинность подписи или печати, срок продлевается, как правило, до 30 рабочих дней. Для документов об образовании закон предусматривает отдельный удлинённый срок, до 45 рабочих дней.

Госпошлина одинакова для всех ведомств и не зависит от типа документа: 2 500 рублей за каждый апостилируемый документ (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ). Если документов несколько, пошлину платят за каждый и вносят её до проставления апостиля, а не после.

Консульская легализация: когда апостиль не подходит

Если страна назначения не участвует в Гаагской конвенции, либо участвует, но есть возражение по статье 12 в паре с Россией, апостиль не действует и нужна консульская легализация. Это более длинная цепочка заверений: документ последовательно подтверждают нотариус, затем Минюст, затем Консульский департамент МИД России, а завершает цепочку консульство страны назначения в России. Порядок и перечень документов описаны на сайте Консульского департамента МИД (kdmid.ru). Госпошлина за консульскую легализацию составляет 350 рублей за документ (подпункт 51 пункта 1 статьи 333.33 НК РФ), что заметно ниже пошлины за апостиль, но саму процедуру проходят дольше из-за большего числа инстанций.

Ключевое отличие от апостиля в том, что документ, прошедший консульскую легализацию, действует только в той стране, чьё консульство его легализовало. Апостиль же признаётся во всех странах, участвующих в конвенции, без дополнительных заверений на каждую страну отдельно.

Когда апостиль и легализация вообще не нужны

Для части стран не нужен ни апостиль, ни консульская легализация. Речь о государствах, участвующих в Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 22.01.1993), которую в обиходе называют Минской конвенцией; для России она действует с 10.12.1994. Между странами-участницами документ, как правило, принимают без апостиля и легализации: достаточно нотариального перевода на язык страны назначения.

Речь идёт о большинстве стран СНГ, но состав участников и нюансы по отдельным парам стран меняются: например, между Россией и Украиной с 19.05.2024 введены ограничения, и апостиль там всё же требуется. Точный статус конкретной страны и требования к вашему документу уточняйте у принимающего органа или в консульстве этой страны перед подачей, потому что правило «документы СНГ без апостиля» не работает автоматически для любой пары стран и любого типа документа.

Нужен ли перевод документа

Почти всегда да, документ нужен на государственном языке страны назначения. В России перевод заверяет нотариус: по статье 81 Основ законодательства РФ о нотариате он либо сам свидетельствует верность перевода, если владеет языком, либо свидетельствует подлинность подписи переводчика. Это самый частый вариант, когда дипломированный переводчик подписывает перевод в присутствии нотариуса.

Института присяжных переводчиков в России нет: легитимность перевода обеспечивает именно нотариальное заверение, а не статус переводчика. За рубежом иначе, во многих странах действуют присяжные, судебные или сертифицированные переводчики со своим национальным реестром, и перевод российского нотариуса там иногда не принимают: требуется перевод местным присяжным переводчиком уже в стране назначения. Как это устроено на практике на примере одной такой страны, разбираем в статье Судебный перевод документов в Сербии (sudski tumač).

Что делать: как оформить апостиль или легализацию

1. Определите страну, где документ должен действовать, и проверьте на hcch.net (Convention 12, Status table), участвует ли она в Гаагской конвенции и нет ли возражения по статье 12 в паре с Россией.
2. Если страна участвует без возражений, нужен апостиль; если нет, нужна консульская легализация через Минюст, МИД и консульство страны назначения.
3. Если страна участвует в Минской конвенции 1993 года, уточните у принимающего органа, достаточно ли нотариального перевода без апостиля и легализации для вашего типа документа.
4. Обратитесь в профильное ведомство по типу документа: ЗАГС субъекта, региональный орган образования, информационный центр МВД или Минюст, либо подайте заявление через Госуслуги.
5. Оплатите госпошлину (2 500 рублей за апостиль или 350 рублей за консульскую легализацию, за каждый документ) и закажите нотариальный перевод на язык страны назначения.

Материал не является юридической консультацией. Перечень компетентных органов, размеры пошлин и состав стран-участниц конвенций меняются, поэтому уточняйте порядок на Госуслугах и сайте профильного ведомства на дату обращения, а статус страны в Гаагской конвенции сверяйте в статус-таблице на hcch.net.